Kto ustala kolejność, gdy wszystko jest pilne

Na odprawie o szóstej pada zdanie: „to na dzisiaj, klient dzwonił”. Planista przestawia kolejkę, mistrz zdejmuje z maszyny to, co stało w niej od wczoraj, a zlecenie, które miało wyjść w piątek, wraca na koniec. Nikt nie postąpił nierozsądnie. Każdy działał w ramach jedynej zasady, jaka obowiązuje: pierwszeństwo ma ten, kto właśnie prosi.

Inflacja pilności

Priorytet nadany bez ceny zachowuje się jak pieniądz bez pokrycia. Kiedy przestawienie zlecenia nic nie kosztuje osoby, która je zleca, liczba pilnych zleceń rośnie do momentu, w którym słowo przestaje cokolwiek znaczyć. W jednym z zakładów na tablicy stało jednocześnie siedemnaście zleceń oznaczonych czerwoną kartką przy dwudziestu trzech w toku. Kartka przestała być informacją i stała się formą grzeczności wobec handlowca.

Takie notatki wysyłam raz w miesiącu. Zapisz się na newsletter.

Trzy mechanizmy, które rozstrzygają kolejność

Reguła kolejkowania. Jedna, zapisana, znana mistrzom. Najczęściej sprawdza się termin wysyłki pomniejszony o pozostały czas obróbki, czyli zapas czasu. Data wpływu zamówienia jest złą regułą, bo traktuje zlecenie dwudniowe i dwutygodniowe jednakowo. Reguła musi dać się zastosować bez pytania kogokolwiek o zdanie.

Zamrożony tydzień. To, co weszło na halę w poniedziałek, zostaje do piątku. Zmiany dotyczą kolejki przed wejściem, nie zleceń w toku. Zakłady boją się tej zasady, dopóki nie policzą, ile kosztuje przezbrojenie wykonane po to, żeby wrócić do poprzedniego ustawienia dwa dni później.

Cena przestawienia. Kto wnosi zlecenie poza kolejnością, ten wskazuje, które ustępuje, i informuje jego odbiorcę o nowym terminie. Nie chodzi o karę, tylko o to, żeby decyzja miała widoczny koszt. Po wprowadzeniu tej zasady liczba pilnych zleceń w zakładzie, który ją przyjął, spadła z siedmiu tygodniowo do jednego.

Dwie reakcje, które pogarszają sprawę

Pierwsza to wypuszczanie wszystkiego na halę, żeby ludzie „mieli co robić”. Materiał leży wtedy przy stanowiskach, kolejka rośnie, a czas przejścia wydłuża się proporcjonalnie do liczby zleceń w toku. Praca nie przyspiesza od tego, że jej więcej stoi w kolejce.

Druga to rozbudowa systemu priorytetów: trzy poziomy pilności, potem pięć, potem oznaczenia kolorami i wyjątki od wyjątków. Im więcej stopni, tym częściej mistrz podejmuje decyzję na własną rękę, bo tabela nie odpowiada na pytanie, co zrobić najpierw.

Od czego zacząć

Przez dwa tygodnie zapisujcie każde przestawienie: co, kiedy, na czyją prośbę i co ustąpiło. Sama lista zwykle wystarczy do rozmowy ze sprzedażą, bo pokazuje, że pilne zlecenia jednego klienta opóźniają zlecenia trzech innych. Dopiero potem ustala się regułę, bo wtedy jest o czym rozmawiać poza wrażeniami.