Karta zlecenia, której nikt nie czyta. Sześć pól zamiast dwóch stron

Karta zlecenia w zakładzie, do którego wszedłem w maju, miała dwie strony i czternaście pól. Mistrz czytał z niej trzy: numer, ilość i termin. Reszty nie czytał nikt, bo połowa powtarzała dane z rysunku, a druga połowa bywała nieaktualna. Papier działał, dopóki produkcja szła po utartych wyrobach. Przy pierwszej serii z dokumentacją klienta okazało się, że karta nie rozstrzyga niczego, co jest sporne.

Do czego służy karta

Karta zlecenia nie jest opisem wyrobu, bo od tego jest rysunek i technologia. Jest odpowiedzią na pytania, które padają na hali, gdy nikogo z biura już nie ma: co robimy, ile, do kiedy, którą drogą przez gniazda, z czego i kiedy uznajemy to za zrobione. Jeśli mistrz musi zadzwonić do technologa, żeby ruszyć, karta nie zadziałała, niezależnie od tego, ile ma pól.

Takie notatki wysyłam raz w miesiącu. Zapisz się na newsletter.

Sześć pól

• Wyrób i rewizja dokumentacji. Sam numer rysunku nie wystarcza. Bez rewizji zakład produkuje według wersji, którą ktoś wydrukował trzy miesiące temu.
• Ilość i podział na partie. Wraz z decyzją, czy wolno wysłać część. To rozstrzyga, czy montaż czeka na komplet, czy pracuje na bieżąco.
• Termin i jego rodzaj. Data gotowości na hali to nie data wysyłki. Różnica bywa czterodniowa, jeśli po drodze jest lakiernia i transport.
• Marszruta. Kolejność gniazd z czasem jednostkowym i przezbrojeniem. Bez niej planista nie policzy zapasu czasu, a mistrz nie wie, gdzie zlecenie idzie dalej.
• Materiał. Co, ile, kto wydaje i co zrobić, gdy w magazynie leży gatunek zastępczy. Ostatnie pytanie zatrzymuje zlecenia najczęściej.
• Kryterium odbioru. Które wymiary są mierzone, przez kogo i co się dzieje z brakiem. Bez tego kontrola powstaje na końcu jako negocjacja.

Czego w karcie nie ma

Nazwy klienta i numeru zamówienia handlowego. Brzmi to jak drobiazg, ale nazwisko odbiorcy na karcie jest cichym systemem priorytetów: przy dwóch zleceniach o tym samym terminie pierwszeństwo dostaje to, którego klienta mistrz kojarzy. Kolejność ma wynikać z reguły, a nie z rozpoznawalności logo.

Nie ma też pola „uwagi”. To miejsce, w którym gromadzą się ustalenia telefoniczne, których nikt później nie potrafi przypisać do decyzji. Jeśli coś wraca w uwagach trzeci raz, powinno mieć własne pole albo własny dokument.

Test w jeden dzień

Weźcie pięć kart z bieżącego tygodnia i sprawdźcie, ile razy ktoś z hali dzwonił w ich sprawie do biura. Potem zapytajcie, o co. Zwykle wychodzi, że pytania dotyczą dwóch, trzech tych samych spraw, a każda z nich odpowiada polu, którego w karcie nie ma albo które jest wypełniane niejednolicie.